Tietosuojakäytäntö yrityksen Smoothly työnantajamielikuva- ja rekrytointipalveluille
Julkaisupäivä: 07-06-2024
Smoothly hallinnoi työnantajamielikuvaansa ja rekrytointiprosessiaan -urasivustonsa (Urasivusto) ja siihen liittyvän hakijaseurantajärjestelmän avulla.
Tässä tietosuojakäytännössä kerromme, miten käsittelemme henkilötietojasi, jos:
- Käyt Urasivustollamme (jolloin sinut määritellään Kävijäksi)
- Olet yhteydessä meihin Urasivustomme kautta luodaksesi profiilin ja vastaanottaaksesi tietoa nykyisistä tai tulevista avoimista työpaikoistamme (jolloin sinut määritellään Yhteyttä ottavaksi hakijaksi)
- Haet työpaikkaa meiltä Urasivustomme tai kolmannen osapuolen palvelun kautta (jolloin sinut määritellään Työpaikan hakijaksi)
- Keräämme tietoja sinusta muilta osapuolilta ja muista sivustoista ja palveluista, kun uskomme profiilisi olevan sopiva nykyisiin tai tuleviin avoimiin työpaikkoihimme (jolloin sinut määritellään Hankituksi hakijaksi)
- Saamme tietoja sinusta työntekijöiltämme tai kumppaneiltamme, jos he uskovat profiilisi olevan sopiva nykyisiin tai tuleviin avoimiin työpaikkoihimme (jolloin sinut määritellään Suositelluksi hakijaksi)
- Saamme tietoja sinusta hakijalta, joka on ilmoittanut sinut suosittelijakseen (jolloin sinut määritellään Suosittelijaksi).
Tässä tietosuojakäytännössä kerrotaan myös, mitä oikeuksia sinulla on käsittelemiemme henkilötietojesi suhteen ja miten voit käyttää näitä oikeuksia.
Kun tässä tietosuojakäytännössä käytetään termiä Hakija, sillä viitataan Yhteyttä ottavaan hakijaan, Työpaikan hakijaan, Hankittuun hakijaan ja Suositeltuun hakijaan, ellei toisin mainita.
1. Tietoja henkilötietojen käsittelystä
Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, jotka voidaan suoraan tai epäsuorasti yhdistää elävään, fyysiseen henkilöön. Esimerkkejä henkilötiedoista ovat nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja IP-osoite. Henkilötietojen käsittelyä on kaikki automatisoitu henkilötietojen käyttö, kuten henkilötietojen kerääminen, luominen, analysointi, luovuttaminen ja poistaminen.
On olemassa lakeja ja asetuksia siitä, miten yhtiöt voivat käsitellä henkilötietoja. Näitä kutsutaan tietosuojalaeiksi. Henkilötietojen erilaista käsittelyä koskevat erilaiset tietosuojalait, ja eri puolilla maailmaa sovelletaan eri lakeja. Tärkeä esimerkki tietosuojalaista, joka koskee suorittamaamme henkilötietojesi käyttöä tässä tietosuojakäytännössä kuvatulla tavalla, on EU:n tietosuoja-asetus (2016/679, GDPR).
Useimmat tietosuoja-asetuksen velvoitteet koskevat niin kutsuttua rekisterinpitäjää. Rekisterinpitäjä on taho, joka päättää, mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään ja miten niitä käsitellään. Rekisterinpitäjä voi käyttää niin kutsuttua henkilötietojen käsittelijää. Henkilötietojen käsittelijä on taho, joka saa käsitellä henkilötietoja vain rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti, eikä se saa käyttää henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa.
Olemme rekisterinpitäjä, kun käsittelemme henkilötietojasi tässä tietosuojakäytännössä kuvatun mukaisesti.
2. Mitä henkilötietoja käsittelemme?
Kaikki henkilöt
- Laitetiedot - Jos käyt Urasivustollamme, keräämme tietoja laitteestasi, kuten IP-osoite, selaintyyppi ja -versio, käyttäytyminen istunnon aikana, liikenteen lähde, näytön resoluutio, valittu kieli, maantieteellinen sijainti, käyttöjärjestelmä ja laitteen asetukset/käyttö.
- Tekniset ja tilastolliset tiedot - Jos käyt Urasivustollamme, keräämme teknisiä ja tilastollisia tietoja sivuston käytöstäsi, kuten tietoja siitä, missä URL-osoitteissa vierailet ja mitä toimia teet sivustolla.
- Viestintätiedot - Keräämme ja tallennamme viestintäsi sisältämät tiedot, kun olet yhteydessä meihin. Tähän voivat sisältyä sähköpostiviestien sisältö, videotallenteet, viestit sosiaalisessa mediassa, tilillesi lisäämäsi tiedot, kyselyt jne.
- Yhteystiedot - Esimerkiksi nimesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi ja fyysinen osoitteesi.
Hakijat
- Tiedot haastatteluista, arvioinneista ja muista rekrytointiprosessin vaiheista. - Esimerkiksi muistiinpanot haastatteluista, arvioinnit ja testit, palkkatoiveet.
- Hakemuksesi tiedot - Esimerkiksi CV:si, työhakemuksesi, työnäytteesi, suosituksesi, suosittelukirjeesi ja koulutuksesi.
- Julkisen profiilisi tiedot - Tiedot, jotka keräämme työkokemuksestasi julkisista lähteistä, kuten LinkedInistä tai nykyisen työnantajasi sivustosta.
- Suosittelijoilta saadut tiedot - Tiedot, jotka saamme työntekijöiltämme tai kumppaneiltamme, jotka suosittelevat sinua meille, tai henkilöiltä, jotka olet ilmoittanut suosittelijoiksesi.
3. Mistä saamme henkilötietosi?
Kaikki henkilöt
- Urasivustolta. Kun vierailet Urasivustollamme, keräämme teknistä ja tilastollista tietoa Urasivuston käytöstäsi ja laitteeltasi.
- Sinulta. Saamme suuren osan käsittelemistämme tiedoistasi sinulta, esimerkiksi kun haet työpaikkaa meiltä tai otat meihin yhteyttä. Voit aina olla antamatta meille tietojasi. Ilman henkilötietojasi emme kuitenkaan pysty käsittelemään hakemustasi tai antamaan sinulle pyytämiäsi tietoja.
Suosittelijat
- Henkilöltä, joka on ilmoittanut sinut suosittelijaksi. Jos Hakija on ilmoittanut sinut suosittelijaksi, keräämme yhteystietosi hakijalta, jotta voimme ottaa sinuun yhteyttä.
Hakijat
- Julkisista lähteistä. Voimme kerätä henkilötietojasi julkisista lähteistä, kuten LinkedInistä tai nykyisen työnantajasi verkkosivustosta.
- Suosittelijoiltamme. Voimme kerätä henkilötietojasi työntekijöiltämme tai kumppaneiltamme (kuten rekrytointipalveluntarjoajilta), jos he uskovat profiilisi olevan sopiva nykyisiin tai tuleviin avoimiin työpaikkoihimme.
- Suosittelijoiltasi. Jos ilmoitat meille suosittelijoita, voimme kerätä henkilötietojasi heiltä.
- Tiedot, jotka luomme itse tai yhdessä sinun kanssasi. Hakemustasi ja profiiliasi koskevat tiedot luomme yleensä itse tai yhdessä kanssasi rekrytointiprosessin aikana. Tämä voi sisältää esimerkiksi haastatteluja koskevat muistiinpanot, arvioinnit ja testit.
4. Mihin käytämme henkilötietojasi?
Omiemme ja muiden etujen suojeleminen ja valvominen esimerkiksi oikeudellisten vaateiden yhteydessä.
Asianomaiset henkilöt: Henkilö(t), jota oikeudellinen asia koskee – tähän voi kuulua henkilöitä kaikista edellä luetelluista henkilöryhmistä.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Kaikkia edellä lueteltuja henkilötietoryhmiä voidaan käyttää tähän tarkoitukseen.
Henkilötietojesi jakaminen muille vastaanottajille alla olevassa osiossa 5 mainittuihin tarkoituksiin.
Asianomaiset henkilöt: Vaihtelee luovuttamisen tarkoituksen mukaan, ks. osio 5 jäljempänä.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Kaikkia edellä lueteltuja henkilötietoryhmiä voidaan käyttää tähän tarkoitukseen.
Urasivuston sekä evästeiden ja muiden seurantatekniikoiden käyttöä koskevat tiedot, ks. Evästekäytäntö.
Asianomaiset henkilöt: Kävijät.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Laitetiedot.
Urasivuston ylläpitäminen, kehittäminen, testaaminen ja tietoturvan varmistaminen.
Asianomaiset henkilöt: Kävijät.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Laitetiedot, tekniset ja tilastolliset tiedot.
Sen analysointi, miten Urasivustoa ja sen sisältöä käytetään ja miten se toimii, tilastotietojen kerääminen ja sivuston toiminnan tehostaminen.
Asianomaiset henkilöt: Kävijät.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Laitetiedot, tekniset ja tilastolliset tiedot.
Tiedon tarjoaminen avoimista työpaikoistamme.
Asianomaiset henkilöt: Yhteyttä ottavat hakijat.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Yhteystiedot, viestintätiedot.
Meille lähetettyjen profiilien ja hakemusten läpikäynti. Tähän kuuluu myös yhteydenpito kanssasi hakemuksestasi ja profiilistasi.
Asianomaiset henkilöt: Yhteyttä ottavat hakijat, Hakemuksen lähettäneet hakijat.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Kaikkia edellä lueteltuja henkilötietoryhmiä voidaan käyttää tähän tarkoitukseen.
Ammatillisen profiilisi koostaminen ja arvoiminen omasta aloitteestamme. Tähän kuuluu myös yhteydenpito kanssasi profiilistasi.
Asianomaiset henkilöt: Hankitut hakijat, Suositellut hakijat.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Kaikkia edellä lueteltuja henkilötietoryhmiä voidaan käyttää tähän tarkoitukseen.
Yhteyden ottaminen sinuun tietyistä, tulevista työpaikoistamme.
Asianomaiset henkilöt: Hakijat.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Kaikkia edellä lueteltuja henkilötietoryhmiä voidaan käyttää tähän tarkoitukseen.
Haastattelujesi tallentaminen.
Asianomaiset henkilöt: Hakijat.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Viestintätiedot.
Yhteyden ottaminen sinuun, jotta voimme pyytää sinua osallistumaan kyselyihin.
Asianomaiset henkilöt: Hakijat.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Kaikkia edellä lueteltuja henkilötietoryhmiä voidaan käyttää tähän tarkoitukseen.
Yhteyden ottaminen sinuun, jotta voimme pyytää sinua antamaan tietoa Hakijasta ja arvioida antamasi tiedot.
Asianomaiset henkilöt: Suosittelijat.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Yhteystiedot, viestintätiedot.
5. Kenelle luovutamme henkilötietojasi?
Toimittajamme. Luovutamme henkilötietojasi toimittajillemme, jotka tarjoavat palveluja ja toimintoja työnantajamielikuva- ja rekrytointiprosessissamme. Tällaisia ovat esimerkiksi rekrytointipalvelujen tarjoajat sekä Urasivustomme ja siihen liittyvän hakijaseurantajärjestelmän toimittaja.
Konserniyrityksemme. Luovutamme henkilötietojasi konserniyrityksillemme, jotka tarjoavat palveluja ja toimintoja työnantajamielikuva- ja rekrytointiprosessissamme, kuten pääsyn tiettyihin järjestelmiin ja ohjelmistoihin.
Yritykset, jotka tarjoavat evästeitä Urasivustolla. Jos annat siihen suostumuksesi, evästeitä käyttävät meidän lisäksemme muut yritykset, jotka käyttävät evästeiden keräämiä tietoja omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti. Lisätietoja siitä, mitä evästeitä tämä koskee on Evästekäytännössämme.
Viranomaiset ja muut julkiset toimijat, jotka määräävät meidät luovuttamaan tietoja. Luovutamme henkilötietojasi viranomaisille ja muille julkisille toimijoille, kun meillä on lakisääteinen velvollisuus tehdä niin.
Oikeuskäsittelyn osapuolet. Jos se on tarpeen oikeuksiemme suojaamiseksi tai puolustamiseksi, luovutamme henkilötietojasi viranomaisille tai muille osapuolille, jotka ovat osallisina mahdollisessa tai käynnissä olevassa oikeuskäsittelyssä. Tämä voi koskea esimerkiksi syrjintää koskevia vaatimuksia.
Fuusiot, yritysostot jne. Voimme luovuttaa henkilötietojasi muille prosessiin osallistuville osapuolille mahdollisen fuusion, yrityksen omaisuuden myynnin, rahoituksen tai koko liiketoimintamme tai sen osan ostamisen yhteydessä toiselle yritykselle.
6. Millä oikeusperusteilla käsittelemme henkilötietojasi?
Jotta voimme käsitellä henkilötietojasi, tarvitsemme niin kutsutun oikeusperusteen. Oikeusperuste on GDPR:n mukainen syy tietojen käyttämiseen.
Kun käsittelemme henkilötietojasi tässä tietosuojakäytännössä kuvattuihin tarkoituksiin, oikeusperusteena on yleensä se, että käsittely on tarpeen oikeutetun etumme vuoksi, jotta voimme rekrytoida päteviä osaajia. Olemme todenneet, että meillä on oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja tätä tarkoitusta varten, että käsittely on tarpeen tämän tarkoituksen saavuttamiseksi ja että etumme on tärkeämpi kuin oikeutesi pyytää tietojesi käsittelemättä jättämistä tätä tarkoitusta varten.
Voit pyytää meiltä lisätietoja siitä, miten tämä arviointi on tehty. Katso yhteystietomme jäljempänä osioista 9 ja 10.
Tietyissä olosuhteissa henkilötietojasi käsitellään vain, jos ja kun annat suostumuksesi käsittelyyn. Näin on esimerkiksi silloin, kun ehdotamme haastattelun tallentamista. Lisätietoja oikeudestasi peruuttaa suostumuksesi on jäljempänä osiossa 9.
7. Milloin siirrämme henkilötietojasi EU-/ETA-alueen ulkopuolelle ja kuinka suojaamme niitä silloin?
Pyrimme aina käsittelemään henkilötietojasi EU-/ETA-alueella.
Jotkut toimittajamme ja niiden alihankkijat kuitenkin käsittelevät henkilötietojasi EU-/ETA-alueen ulkopuolella. Käytämme myös toimittajia, joiden emoyhtiö tai joiden alihankkijan emoyhtiö on EU-/ETA-alueen ulkopuolella. Olemme näissä tapauksissa ottaneet huomioon vaaran, että henkilötietoja voidaan luovuttaa EU-/ETA-alueen ulkopuolella oleviin maihin esimerkiksi viranomaisten pyynnöstä.
Tilanteissa, joissa toinen henkilötietojesi vastaanottaja (kuten kuvattu yllä olevassa osiossa 5) on EU-/ETA-alueen ulkopuolella, myös henkilötietojasi siirretään EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.
Kun me (tai jokin toimittajistamme) siirrämme henkilötietojasi EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme, että käytämme GDPR:ssä hyväksyttyjä suojatoimia siirron mahdollistamiseksi. Käytössämme ovat seuraavat suojatoimet:
Kun henkilötietojasi siirretään EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, otamme myös käyttöön asianmukaiset tekniset ja organisatoriset suojatoimet suojataksemme luovutettavia henkilötietoja. Mitä suojatoimenpiteitä tarkkaan ottaen otamme käyttöön riippuu siitä, mikä on teknisesti toteutettavissa ja riittävän tehokasta kyseessä olevassa siirrossa.
Mikäli haluat lisätietoa tilanteista, joissa henkilötietojasi siirretään EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, voit ottaa meihin yhteyttä. Löydät yhteystietomme alla olevista osioista 9 ja 10.
8. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?
Kaikki henkilöt
Jos käsittelemme henkilötietojasi voidaksemme suojella ja valvoa oikeuksiamme, säilytämme henkilötietojasi, kunnes asianomainen oikeudellinen kysymys on ratkaistu lopullisesti.
Kävijät
Säilytämme henkilötietojasi yhden (1) vuoden ajan turvallisuussyistä. Evästeiden säilytysajat on määritelty -evästekäytännössä. Säilytämme henkilötietojasi Urasivuston suorituskyvyn analysoimiseksi yhtä kauan kuin säilytämme henkilötietojasi muihin tarkoituksiin.
Hakijat
Jos olet (vain) Yhteyttä ottava hakija, säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin olet yhteydessä meihin.
Jos olet muuntyyppinen Hakija, säilytämme henkilötietojasi, jotta voimme päättää, oletko sopiva ehdokas avoinna oleviin työpaikkoihimme.
Jos et pääse jatkoon alkuperäisessä rekrytointiprosessissa, säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin on tarpeen, jotta voimme harkita sinua tuleviin avoimiin työpaikkoihin ja mahdollisesti ottaa sinuun yhteyttä.
Jos sinut palkataan, säilytämme henkilötietojasi työsuhteen keston ajan muihin kuin edellä mainittuihin tarkoituksiin, joista sinulle ilmoitetaan.
Suosittelijat
Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin säilytämme sen Hakijan henkilötietoja, jolle olet toiminut suosittelijana.
9. Mitä oikeuksia sinulla on ja kuinka voit käyttää niitä?
Seuraavasta osiosta voit lukea oikeuksistasi, kun käsittelemme henkilötietojasi. Kuten alla on kuvattu, jotkut oikeuksistasi ovat voimassa vain, kun käsittelemme henkilötietojasi tietyllä oikeusperusteella.
Jos haluat käyttää tässä lueteltuja oikeuksiasi, toimi seuraavasti:
- Käy yrityksen tietoturva- ja tietosuojasivulla, joka on Urasivustossamme. Sivulla on toimintoja, joiden kautta voit käyttää oikeuksiasi,
- Kirjaudu tilillesi palvelussamme. Voit käyttää oikeuksiasi asetusten avulla tai
- Ota meihin suoraan yhteyttä osoitteeseen networksuccess@smoothly.fi.
Oikeus saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä.
Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, kuinka käsittelemme henkilötietojasi. Sinulla on myös oikeus saada tietoa siitä, jos suunnittelemme henkilötietojesi käsittelyä mihin tahansa muuhun tarkoitukseen kuin siihen, jota varten tiedot on alun perin kerätty.
Annamme sinulle tällaista tietoa tässä tietosuojakäytännössä, sivustomme päivitysten kautta (katso lisää alla olevasta osiosta 11) ja vastaamalla meiltä kysymiisi kysymyksiin.
Oikeus saada tutustua henkilötietoihin.
Sinulla on oikeus tietää, jos käsittelemme henkilötietojasi, ja saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoistasi. Kun saat jäljennöksen tiedoistasi, saat myös tietoa siitä, kuinka käsittelemme henkilötietojasi.
Oikeus tutustua ja pyytää henkilötietojen siirtoa toiselle vastaanottajalle (”tietojen siirrettävyys”).
Voit pyytää jäljennöstä henkilötiedoistasi, joita käsittelemme kanssasi solmitun sopimuksen toteuttamiseksi tai suostumuksesi perusteella, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa. Näin voit käyttää näitä tietoja jossain muualla, esimerkiksi siirtääksesi ne toiselle vastaanottajalle. Mikäli se on teknisesti mahdollista, sinulla on myös oikeus pyytää, että siirrämme tiedot suoraan toiselle vastaanottajalle.
Oikeus poistaa henkilötiedot (”oikeus tulla unohdetuksi”).
Joissakin tapauksissa sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot. Näin on esimerkiksi tilanteessa, jossa meidän ei enää tarvitse käsitellä tietoja siihen tarkoitukseen, jota varten ne kerättiin; jos peruutat suostumuksesi; jos olet vastustanut käsittelyä eikä käsittelyyn ole muuta laillista, pakottavaa perustetta. (Katso alta osio, joka koskee oikeutta vastustaa käsittelyä.)
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä.
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuumme, viittaamalla erityiseen tilanteeseesi.
Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
Jos uskot, että käsittelemämme henkilötiedot eivät ole paikkansapitäviä, käsittelymme on lainvastaista tai että emme tarvitse tietoja käsittelyn tarkoituksiin, sinulla on oikeus pyytää, että rajoitamme tällaisten henkilötietojen käsittelyä. Jos vastustat käsittelyä yllä kuvatulla tavalla, voit myös pyytää meitä rajoittamaan näiden henkilötietojen käsittelyä siksi ajaksi, kun arvioimme pyyntöäsi.
Kun henkilötietojesi käsittelyämme on rajoitettu, käsittelemme (tietojen säilyttämisen lisäksi) tietoja vain suostumuksellasi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevasta syystä.
Oikeus oikaista henkilötietoja.
Sinulla on oikeus pyytää, että oikaisemme epätarkat tiedot ja että täydennämme tiedot, jotka ovat mielestäsi puutteellisia.
Oikeus peruuttaa suostumuksesi.
Kun käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi perusteella, sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa tämä suostumus. Jos teet niin, keskeytämme tietojesi käsittelyn niihin tarkoituksiin, joiden osalta olet peruuttanut suostumuksesi. Tämä ei kuitenkaan vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Oikeus tehdä valitus.
Mikäli sinulla on valitettavaa henkilötietojesi käsittelystämme, voit tehdä valituksen maan ( ) tietosuojaviranomaiselle, jonka yhteystiedot löydät täältä.
Voit myös tehdä valituksen kansalliselle tietosuojavaltuutetulle, jotka on lueteltu täällä, jos asut EU:ssa. Jos asut Yhdistyneessä kuningaskunnassa, voit tehdä valituksen paikalliseen tietosuojavaltuutetun toimistoon täältä.
10. Kenelle osoitan kommenttini tai kysymykseni?
Jos haluat ottaa yhteyttä meihin käyttääksesi oikeuksiasi tai jos sinulla on kysyttävää tai huolenaiheita liittyen siihen, kuinka käsittelemme henkilötietojasi, voit ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen networksuccess@smoothly.fi.
11. Tämän tietosuojakäytännön päivitykset
Päivitämme tätä tietosuojakäytäntöä tarvittaessa, esimerkiksi jos alamme käsitellä henkilötietojasi uudella tavalla, jos selkeytämme tietoja entisestään tai jos se on tarpeen sovellettavien tietosuojalakien noudattamiseksi.
Kehotamme sinua tarkistamaan tämän sivun säännöllisesti muutosten varalta. Voit aina tarkistaa tämän sivun ylälaidasta, milloin tämä tietosuojakäytäntö on viimeksi päivitetty.
